Facture électronique en Belgique : Adoption en marche, mais qualité encore inégale

Au 22 janvier 2026, l’adoption de la facture électronique progresse clairement en Belgique, portée par l’échéance réglementaire de 2026 et par la généralisation du réseau PEPPOL.
De plus en plus d’entreprises, petites, moyennes et grandes, sont désormais capables d’émettre et de recevoir des factures électroniques structurées.

Mais derrière ce constat encourageant, le terrain révèle une réalité plus contrastée : tous les flux ne se valent pas, et certains choix techniques posent de vrais problèmes d’usage.

Fichiers PEPPOL sans PDF : un manquement sous-estimé

Un point critique revient de manière récurrente : certains fournisseurs transmettent des factures via PEPPOL sans y intégrer le PDF de la facture.

Techniquement, le contenu structuré (UBL) est souvent correct.
Mais l’absence du PDF joint pose plusieurs problèmes majeurs :

• Perturbation des habitudes des destinataires
  Comptables, indépendants et entreprises restent très attachés à une lecture visuelle claire de la facture. L’absence de PDF complique la compréhension rapide.
• Affichage dépendant de l’Access Point du destinataire
  Lorsque le PDF est manquant, c’est l’Access Point qui doit « reconstruire » une représentation visuelle. Le résultat varie fortement d’une plateforme à l’autre.
• Risque de confusion
  Mentions mal présentées, mise en page incohérente, informations essentielles moins visibles… autant d’éléments qui peuvent semer le doute, malgré un contenu fiscalement exact.

Fait pour le moins surprenant : ce sont souvent les petites entreprises qui intègrent correctement le PDF, tandis que certaines grandes structures semblent encore négliger cet aspect pourtant essentiel.

Authentification et contrôles : des failles encore présentes

Autre difficulté observée sur le terrain : des problèmes d’authentification chez certains Access Points.

Parmi les causes identifiées :

• une qualité insuffisante de l’enrôlement initial,
• une formation lacunaire des personnes chargées de la mise en place,
• ou encore une vérification incomplète des bénéficiaires effectifs (UBO).

Ces manquements fragilisent la confiance dans le système et génèrent des blocages inutiles pour les entreprises pourtant de bonne foi.

Doublons et notifications excessives : trop d’information tue l’information

Un autre phénomène fréquemment rencontré concerne la multiplication des doublons :

• notification automatique de l’Access Point indiquant qu’une facture est disponible via PEPPOL,
• envoi simultané d’une copie par e-mail par le fournisseur, « pour être sûr d’être payé »,
• parfois même un PDF envoyé en parallèle du flux structuré.

Résultat : confusion côté client, surcharge des boîtes mail, doublons dans les logiciels comptables…
Un comble pour un système censé simplifier et automatiser les échanges.

Une bonne idée, mais encore perfectible

La facture électronique reste une excellente initiative, indispensable pour moderniser les échanges B2B en Belgique, améliorer la traçabilité et lutter contre la fraude.

Mais pour atteindre son plein potentiel, des ajustements rapides sont nécessaires :

• intégration systématique du PDF dans les flux PEPPOL,
• amélioration des procédures d’authentification,
• limitation des doublons et meilleure coordination des notifications,
• montée en compétence des acteurs techniques.

La digitalisation ne doit pas seulement être conforme, elle doit aussi être pratique, lisible et efficace.
C’est à ce prix que la facture électronique sera pleinement acceptée… et réellement utile.